Olen auttanut viimeisen 15 vuoden aikana pääosin pieniä yrityksiä kasvattamaan liiketoimintaansa tietojärjestelmien keinoin. 2010-luvun alussa puhuttiin yksittäisinä teknologioina web 2:stä, sitten integroiduista pilvipalveluista ja sitten alustoista. Samalla asialla on monta nimeä pienine vivahteineen. Useasti tilanne on se, että yrittäjällä on ongelma saada toimintaa kasvamaan tai tehokkaammaksi. Palkataan ulkoinen tekijä, jonka uskotaan tuovan taikaratkaisu yrityksen kehittämiseen. Pelkällä teknologialla voidaan ratkaista hyvin vähän yrityksen perustavanlaatuisia ongelmia. Jos yrittäjällä on ongelmia johtaa itseään, työntekijöitänsä tai muita isoja rajoitteita perusliiketoiminnassaan, lisäävät uudet tietojärjestelmät vain kaaosta.
Herbert Simon oli amerikkalainen tutkija, tietojenkäsittelijä ja nobelisti. Hän esitti ajatuksen, että lisääntynyt informaatio vie huomiota ja energiaa. Jos yrittäjän päivässä on aina 24 tuntia, energian määrä voidaan jokseenkin pitää vakiona. Jos yksittäisten informaation viejien huomio kasvaa, yksittäisille tehtäville allokoitu huomio pienenee. Esimerkkinä jos yrittäjä on jakanut päivästään puolet erilaisten tietojärjestelmien käytölle, uusi yksittäinen tietojärjestelmä syö taas kokonaisenergiasta suuren osan. Uusi erillinen tietojärjestelmä vaatii kirjautumista, päivityksiä, lisensointia ja paljon varsinaisen käytön ympärillä olevaa säätöä. Useampi uusi tietojärjestelmä kumuloituu ongelmineen ja kohta ollaan tilanteessa, jossa pääosa työajasta menee eri järjestelmien hallinnointiin.
Kuinka sitten informaation viejiä voidaan hallita? Tietojärjestelmien ja prosessien yhtenäistäminen kannattaa erillisten järjestelmien sijaan. Yrittäjä voisi miettiä, voiko prosesseja virtaviivaistaa ja keskittää pilvipalveluihin tai ohjelmistoarkkitehtuurin selkeyttämiseen. Strategisilla IT-palveluilla ja ulkoistetun IT-johtajan avulla hajanainen IT-kenttä saadaan keskitettyyn hallintaan.
American Psychological Association kirjoittaa, että myös aivoissa tehtävien jatkuva vaihtaminen ei ole ongelmatonta. Jos yrittäjän keskivertotuntiin kuuluu useampia puheluita, some-postauksia, sähköposteja ja muita hyvin erilaisia tehtäviä, vie jatkuva kanavan vaihtaminen suunnattomasti energiaa. Sen hinta tuottavuudelle voi olla APA:n mukaan jopa 40 %. Voisitko alkaa johtaa itseäsi, ja luoda rutiineja, joilla voit vähentää myös jatkuvien informaatiovarkaiden toimintaedellytyksiä mielessäsi? Keskitä esimerkiksi aamun ensimmäiset tunnit pelkästään älyllisesti haastavalle työlle, sen jälkeen tunti meilien ja puheluiden purkua, sitten lounas. Taas henkisesti kuormittavien tehtävien pariin ilman häiriöitä ja loppupäivästä tunti meilejä ja puheluita. Näin saat informaation varkaat kuriin. Jos haluat selkeyttää yrityksesi järjestelmäkokonaisuutta, tutustu IT-palveluihimme tai ota yhteyttä.